Office 2.0: ¿¿Una evolución o retroceso??

Me entero vía Wall Street Journal, que Capgemini, una importante consultora tecnológica, comenzará a recomendar la suite online de Google de software de oficina (Docs & Spreadsheet), lo que le permitiría a la gigante online, incrementar su posición en el target corporativo.

Más allá de ser una noticia importante en el circuito de alianzas estratégicas, lo relevante del asunto es la supuesta consolidación de herramientas de oficina online, parte las aplicaciones denominadas Software como Servicios (SaaS, software as a service). Básicamente el software como servicio, es una aplicación que no se vende de manera empaquetada, o en caja, sino que se ofrece como un servicio que el usuario utiliza sin necesidad de instalarlo en su propio PC, lo que involucra ahorros por costos de mantención, actualización y configuración del mismo. Asimismo, y comose señala en las campañas de adopción utilizadas por los vendedores de estas, la colaboración de documentos y edición de los mismos sobre la Web, hace más fácil la vida de quienes constantemente trabajan en los mismos archivos, informes, o planillas.

Siguiendo la tendencia de los apellidos 2.0, este tipo de aplicaciones recibió el nombre de Office 2.0, como subgrupo de la Web 2.0. Fomenta la apertura y emergencia de ambientes de trabajo colaborativo, en el que a diferencia de la Enterprise 2.0, la primera plantea ciertas estructuras desde el principio que dirigen los mecanismos de colaboración. Es decir, no es como un wiki en donde no se tienen estructuras predefinidas de participación. Un servicio Office 2.0, tiene patrones de colaboración establecidos. Estas funcionalidades y características cambian entre la amplia variedad de herramientas en el mercado. La Figura inicial (traducida al español de la original de Dion Hinchcliffe) representa un esquema conceptual, de cómo se relacionan los sistemas emergentes 2.0.

La implementación y utilización de este tipo de servicios también tiene su cara negativa. Si bien libera del proceso de instalación, estos servicios dependen de servidores externos para su funcionamiento. Así como los usuarios pueden utilizar Zoho Writer para gestionar y editar sus documentos de texto, el acceso a estos puede verse interrumpido ante posibles caídas de sus servidores (ataques de hackers, problemas técnicos, entre otros). En esta materia, resulta interesante el artículo de John Dvorak, en PC Magazine titulado "Don't Trust the Servers" en el marco de la caída del servicio "Windows Genuine Disadvantage" de Microsoft que prácticamente inhabilitó a los usuarios legítimos de esta plataforma por un lapso no menor a 19 horas. Dvorak señala la evolución irracionalque se observa en dirigir el trabajo y almacenamiento de documentos en servidores externos. Es más, también realiza lo que denomina "reverse timeline" (línea de tiempo en reversa), en donde plantea cómo sería empezar con aplicaciones online en servidores externos y repentinamente la nueva tecnología sea la intalación en tu propio PC. Cito algunas frases en las que imagina como serían los mensajes publicitarios de esta nueva tecnología:

"Now control your own data!" "Faster processing power now." "Cheaper!" "Everything at your fingertips." "No need to worry about network outages." "Faster, cheaper, more reliable."

¡Ahora controla tus propios datos! "Más velocidad de procesamiento" "Barato" "Todo en la punta de tus dedos" "Sin necesidad de preocuparte de caídas en las redes" "Rápido, barato y mucho más confiable"

Si bien concuerdo con gran parte del discurso de Dvorak, ya se han empezado a diseñar soluciones para este tipo de complicaciones. Dentro de éstas se está considerando la alternativa de ofrecer un paquete de aplicaciones para su instalación en las empresas. La idea es instalar el software dentro de los servidores internos en una compañía, a diferencia de las suites de oficina actuales que se instalan en cada computador que lo requiera.

De esta manera, al instalar la aplicación en un servidor central privado, dependiente del departamento TI de la empresa, los empleados pueden seguir contando con un servicio online y libre de instalación y actualización, salvo que esta vez, en vez de depender de una infraestructura externa a la empresa, ahora depende directamente de la gestión de los ejecutivos TI. Adhiriendo a esta alternativa, el ahorro en costos y facilidad de uso, muchas empresas están considerando por lo menos evaluar la posibilidad de testeo de estos sistemas, ya que la disminución de infraestructura necesaria, disminuye los riesgos y mantiene a raya posibles fallas de seguridad. A este tipo de aplicaciones también se les denomina como aplicaciones “detrás del cortafuegos” (behind the firewall), es decir, solo los usuarios dentro de la red empresarial pueden acceder a los contenidos gestionados.

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